Skrzynka pocztowa Etyka

Skrzynka pocztowa Etyka

Jednym z podstawowych elementów Systemu Zgodności Aldesa jest Etyczna Skrzynka Pocztowa. Każdy, niezależnie od tego, czy jest członkiem organizacji, czy nie, może z niej korzystać jako ze środka otrzymywania informacji na temat modelu zgodności, wyrażania wątpliwości dotyczących potencjalnych niezgodności, proponowania usprawnień systemu oraz składania skarg dotyczących kwestii związanych z przestrzeganiem przepisów i etyką biznesu, w sposób poufny, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

System Zgodności Aldesa jest jedną z podstaw, na których Grupa umacnia swoje instytucjonalne zobowiązanie do prowadzenia wszystkich swoich działań i działalności zgodnie ze ścisłymi kanonami etycznego zachowania. Przypominamy, że oprócz Etycznej Skrzynki, Aldesa posiada swój Kodeks Etyczny jako podstawowy element Systemu Zgodności, który zawiera wartości, reguły i zasady kultury korporacyjnej.

Pytania, które mogą pojawić się podczas konsultacji lub składania skargi za pośrednictwem Etycznej Skrzynki:

Czy mogę anonimowo złożyć zapytanie lub skargę za pośrednictwem Etycznej Skrzynki Pocztowej?

Tak, możesz zrezygnować z podawania swojej tożsamości. Zaleca się jednak podanie danych kontaktowych, aby móc lepiej monitorować zgłoszoną sprawą. Przetwarzanie danych osobowych zebranych za pośrednictwem Etycznej Skrzynki Pocztowej ma na celu wyłącznie umożliwienie zbadania zgłoszonych faktów, a dostęp do nich jest ograniczony i poufny, przy czym priorytetem jest zawsze ochrona informatora zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W jakich sprawach można korzystać z Etycznej Skrzynki Pocztowej?

Etyczna Skrzynka Pocztowa jest dostępna dla Ciebie i każdej osoby z wewnątrz lub spoza organizacji w przypadku pytań dotyczących Systemu Zgodności Aldesa, propozycji usprawnienia tego systemu, a także procesów kontroli wewnętrznej. Jest to również kanał zgłaszania naruszeń zasad i wartości ustanowionych w Kodeksie Etycznym, wewnętrznych polityk i procedur organizacji oraz działań lub zaniechań wiążących się z naruszeniem prawa i/lub popełnieniem przestępstwa.

Jaka jest minimalna treść skargi?

Aby przyspieszyć przetwarzanie zgłoszonego zdarzenia, zaleca się podanie co najmniej następujących informacji:

Krótki opis faktów: należy podać, w porządku chronologicznym, fakty, które uważa się za naruszenie przepisów. Należy wskazać dział, firmę lub projekt, którego dotyczy naruszenie, w miarę możliwości zidentyfikować domniemanego sprawcę naruszenia, a także osoby, które mogą znać fakty lub je potwierdzić. Należy załączyć wszelkie informacje i dokumenty, które według Państwa mogą pomóc w wyjaśnieniu faktów. W przypadku, gdy skarżący nie ma dostępu do dokumentacji, należy wskazać, jakie to są dokumenty i kto je posiada, jeśli takowe istnieją.

Wskaż rodzaj naruszenia:

Naruszenie zasad i wartości zawartych w Kodeksie etycznym i zasadach postępowania. Należy wskazać zasadę lub zasady, które uznano za naruszone.

Naruszenie wewnętrznej polityki lub procedury Aldesa. Należy wskazać, która polityka lub procedura została uznana za naruszoną.

Naruszenie prawa lub popełnienie przestępstwa. Należy wskazać, jakie prawo zostało uznane za naruszone lub jakie przestępstwo zostało popełnione lub istnieje podejrzenie co do jego popełnienia.

Dlaczego warto korzystać z Etycznej Skrzynki Pocztowej?

Osoby należące do organizacji mają obowiązek informowania Komisji ds. Zgodności o wszelkich sytuacjach, które mogą być sprzeczne z korporacyjnym Systemem Zgodności, a tym samym mogą generować ryzyko dla firmy. Powiadomienia otrzymane w ramach Etycznej Skrzynki Pocztowej oraz pliki, które mogą z nich wynikać, są ściśle poufne. Aldesa zapewnia również ochronę informatora przed wszelkiego rodzaju represjami, nie ujawniając jego tożsamości, chyba że upoważnionemu personelowi.

Co NIE jest Etyczną Skrzynką Pocztową?

Celem Etycznej Skrzynki jest poprawa kontroli wewnętrznej w firmie i jak najszybsze reagowanie na działania, które mogą być sprzeczne z kulturą korporacyjną, kontrolami lub które mogą stanowić ryzyko dla polityki zgodności Aldesa. Ważne jest, by przed złożeniem doniesienia na konkretną osobę w organizacji, rozważyć możliwość przeprowadzenia najpierw konsultacji, abyśmy mogli pomóc Ci w określeniu stopnia pewności, z jakim potencjalne naruszenie jest popełniane. Innymi słowy, lepiej jest najpierw wysłać zapytanie, a nie oskarżenie.

Nie ma tu miejsca na zemstę, zniesławienie, nieuczciwe wykorzystanie czy naruszenie reputacji. Niewłaściwe korzystanie z Etycznej Skrzynki Pocztowej jest uważane za naruszenie wewnętrznych procesów firmy i może skutkować sankcjami dyscyplinarnymi.

Jaki jest kontaktowy adres e-mail?

Dział ds. Zgodności udostępnia Etyczną Skrzynkę Pocztową za pośrednictwem adresu e-mail*: etyka@aldesa.pl

*Ochrona danych: udostępnione przez zgłaszającego dane osobowe zostaną włączone do pliku, za którego odpowiedzialność ponosi Grupa Aldesa z siedzibą na C/Bahia de Pollensa,13, 28042 Madryt (Hiszpania), w celu zarządzania jego zgłoszeniem, przeprowadzenia dochodzenia w sprawie zgłoszonych czynów, podjęcia stosownych środków naprawczych i, w razie potrzeby, powiadomienia zgłaszającego o wynikach procedury. Dane zgłaszającego będą przetwarzane w sposób poufny i nie będą przekazywane osobom trzecim, chyba że byłoby to niezbędne dla przeprowadzenia śledztwa w sprawie zgłoszonych czynów.

W każdym przypadku, w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych, dokonujący zgłoszenia może skorzystać ze swoich praw za pośrednictwem następującego adresu email: arcopol@aldesa.es, dołączając kopię dowodu osobistego lub dokumentu równoważnego oraz identyfikując się jako użytkownik usługi Zgłoszeń wewnętrznych.